Die Per­so­nal­ak­te — Das unbe­kann­te Dos­sier

Über fast jeden Arbeit­neh­mer in Deutsch­land gibt es eine Per­so­nal­ak­te. Doch nur weni­ge wis­sen genau, was sich in ihr befin­det und befin­den darf. Der Sinn und Zweck einer Per­so­nal­ak­te ist im Ide­al­fall die chro­no­lo­gi­sche lücken­lo­se und objek­ti­ve Doku­men­ta­ti­on aller rele­van­ten Daten, die im Zusam­men­hang mit der Arbeit ste­hen. Das kön­nen per­so­nal­be­zo­ge­ne Unter­la­gen sein, wie z. B. Arbeits­ver­trag mit Stel­len­be­schrei­bung, Sozi­al­ver­si­che­rungs- und Steu­er­un­ter­la­gen, Kopi­en amt­li­cher Urkun­den etc.

Was darf in der Per­so­nal­ak­te ste­hen?

Weder die Form noch der exak­te Inhalt der Per­so­nal­ak­te sind gesetz­lich gere­gelt. Seit der Ver­brei­tung der EDV in der Per­so­nal­ver­wal­tung gibt es auch immer sel­te­ner umfang­rei­che Akten. Aus­nah­men sind genaue gesetz­li­che Rege­lun­gen zur Per­so­nal­ak­te im Beam­ten­recht durch das Bun­des­be­am­ten­ge­setz und bei der Bun­des­wehr durch das Wehr­pflicht- und Sol­da­ten­ge­setz, das die Hand­ha­bung von Per­so­nal­ak­ten für Sol­da­ten gesetz­lich genau regelt.

Die Zusam­men­stel­lung von Unter­la­gen durch den Arbeit­ge­ber in der Pri­vat­wirt­schaft wird durch die arbeits­recht­li­chen Vor­schrif­ten des Arbeits­rechts gere­gelt. Wer­den in einer Fir­ma von min­des­tens zehn Mit­ar­bei­tern per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten auto­ma­ti­siert oder von min­des­tens zwan­zig Mit­ar­bei­tern in sons­ti­ger Form ver­ar­bei­tet, hat der Betrieb die Pflicht, einen Daten­schutz­be­auf­trag­ten zu beru­fen.

Jeder Arbeit­neh­mer hat das Recht, sei­ne Per­so­nal­ak­te ein­zu­se­hen. Es liegt auch ein Berich­ti­gungs­an­spruch vor, wenn die Akte unzu­tref­fen­de Behaup­tun­gen ent­hält.

Was darf nicht in der Per­so­nal­ak­te ste­hen?

Der Arbeit­ge­ber kann grund­sätz­lich selbst ent­schei­den, wel­che Doku­men­te er in die Per­so­nal­ak­te auf­nimmt. Ver­bo­ten sind aber Auf­zeich­nun­gen (z. B. Befund­bö­gen) des Betriebs­arz­tes (Ärzt­li­che Schwei­ge­pflicht), Pro­zess­ak­ten aus lau­fen­den Rechts­strei­tig­kei­ten sowie öffent­lich bekannt gewor­de­ne Infor­ma­tio­nen über einen Arbeit­neh­mer aus Medi­en und sozia­len Netz­wer­ken wie Face­book, Twit­ter und You­tube.

Wenn sol­che Infor­ma­tio­nen ohne schrift­li­che Ein­wil­li­gung der Betrof­fe­nen in die Per­so­nal­ak­te gelan­gen, dür­fen sie nicht für arbeits­recht­li­che Sank­tio­nen wie Kün­di­gung oder Abmah­nung ver­wer­tet wer­den. Per­so­nal­ak­ten sind auch immer strikt ver­trau­lich zu behan­deln.

Grund­sätz­lich gilt also:

In einer Per­so­nal­ak­te darf also nur ste­hen, was ein Arbeit­ge­ber recht­mä­ßig erlangt hat und was für ihn in Bezug auf das Arbeits­ver­hält­nis rele­vant ist. Die Auf­be­wah­rungs­zeit von Abmah­nun­gen in der Per­so­nal­ak­te ist nicht gesetz­lich gere­gelt. Es hat sich aber inzwi­schen ein­ge­bür­gert, nach zwei bis drei Jah­ren eine Löschung vor­zu­neh­men.

Soll­ten Sie wei­te­re Fra­gen zum The­ma Per­so­nal­ak­te haben, wen­den Sie sich ger­ne ver­trau­ens­voll an mich.